A URA é o primeiro impacto de como será atendido, é responsável por influenciar a taxa de abandono do contato, por ter mensagem muito longas, rápidas ou confusas. Por esse motivo cada empresa precisa fazer a sua própria URA com música, direcionamento de chamadas e atendimento personalizado, sempre pensando em fazer ela mais do que um sistema automatizado de atendimento, e sim uma personalização única na qual seu contato vai perceber que será prontamente direcionando, evitando os temidos abandonos.
Para criar uma URA sem erro, siga o passo a passo que vai te orientar da forma correta de uma vez por todas:
1- Analise as necessidades dos clientes:
Entenda as principais necessidades e consultas dos clientes que provavelmente serão direcionadas à URA. Isso ajudará a personalizar as opções e informações oferecidas.
Exemplo: Empresa de Contabilidade
Cada sessão terá um número para o norteamento de chamadas como:
Diretor- Número 1
Recepção- 2
Coordenador- 3
Financeiro- 4
E assim por diante…
Coloque apenas os setores que têm demanda dos seus clientes.
2- Escolha um sistema para PBX:
– Selecione uma plataforma PBX adequada às suas necessidades e recursos. A nossa empresa oferece um sistema tecnológico chamado Stell que não apenas faz e aplica sua URA, mas também te fornece informações de quantas ligações foram realizadas, abandonadas e transbordadas. Com ele você terá um insight valioso em suas mãos.
3- Projete o fluxo de chamadas:
– Desenvolva um fluxo de chamadas claro e lógico que oriente os clientes pelas opções disponíveis na URA. Considere diferentes cenários e opções que os clientes podem precisar, e projete um caminho que os guie para a solução correta.
4- Grave mensagens de áudio profissionais:
– Grave mensagens de áudio profissionais para cada abordagem da URA. Certifique-se de que as mensagens sejam claras e objetivas, e que forneçam instruções claras aos clientes sobre as opções disponíveis.
Para te ajudar, aqui está o link do site para fazer mensagens em áudio: https://www.narakeet.com/app/text-to-audio/?projectId=3d7bde93-3ae6-478c-9e11-9f75a08a834c
5- Personalize a URA:
– Integre dados do cliente ou música no tempo de espera para personalizar a experiência da URA. No aguardo do atendimento adicione uma música agradável para quem escuta. Evite músicas agitadas ou irritantes que possam aumentar a frustração do cliente. No entanto, assim que começar o atendimento pergunte o nome da pessoa quem está direcionando, para que a conversa seja mais personalizada possível.
6- Teste a URA:
– Teste a URA várias vezes para garantir que todos as falas e direcionamento de chamadas funcionem corretamente, que o fluxo seja lógico e que todas as integrações de dados estejam funcionando conforme o esperado.
7- Implemente a URA:
– Após testar e revisar, implemente-a em seu sistema de telefonia. Além disso, confirme se todos os agentes estão treinados para lidar com chamadas encaminhadas pela URA e que estejam cientes de como ela funciona.
Seguindo todos esses passos a sua empresa terá uma Ura Personalizada bem-sucedida, e não precisará ter medo de aumento na perca de clientes.
Traga excelência em suas ligações!!
Para mais informações do sistema de telefonia e a URA coloque suas informações no formulário ao lado, que terá suas dúvidas respondidas!!
(13) 3467-3304
